Mit cashwerk erstellst du Lieferscheine (ohne Preise) und Auftragsbestätigungen als eigene Belege. Den Lieferschein bestätigst du bei der Übergabe und rechnest ihn anschließend ab. Die Auftragsbestätigung ist sofort gebucht und gilt für das Angebot als Annahme.
Lieferschein: Was er kann#
Der Lieferschein belegt, was geliefert wurde. Er enthält Positionen mit Menge und Einheit, aber keine Preise, keine Steuer und keinen Zahlungsblock.
- Er hat einen eigenen Nummernkreis (LS-) und eine eigene Liste.
- Mögliche Status sind „Entwurf“, „Gebucht“ und „Geliefert“.
- Du kannst ihn aus einem Angebot, einer Auftragsbestätigung, einer gebuchten oder bezahlten Rechnung erstellen. Alternativ erstellst du ihn frei. Bei „Ohne Vorlage“ erfasst du die Positionen anschließend im Editor.
- Die Karte „Lieferung“ auf dem Lieferschein zeigt „Offene Liefermengen“, „n von m bereits abgerechnet“ und „Vollständig abgerechnet“.
Lieferung bestätigen#
Mit „Lieferung bestätigen“ hältst du die Übergabe fest. Du erfasst:
- den Empfänger,
- den Zeitpunkt,
- optional die Unterschrift als Bild (PNG oder JPEG bis 2 MB).
Danach hat der Lieferschein den Status „Geliefert“, und das PDF wird mit der Empfangsbestätigung neu erzeugt. Ohne Bild steht dort „Ohne Unterschrift bestätigt“.
Rechnung aus Lieferscheinen#
Mit „Rechnung aus Lieferscheinen“ führst du die offenen Mengen eines oder mehrerer Lieferscheine desselben Kunden zu einem Rechnungsentwurf zusammen.
Unter „Preise übernehmen aus“ wählst du die Preisquelle:
- Artikelstamm
- Angebot (bzw. die Auftragsbestätigung, aus der der Lieferschein stammt)
- Manuell (alle Positionen mit 0 €)
Auftragsbestätigung#
Die Auftragsbestätigung bestätigt dem Kunden den Auftrag zu einem Angebot. Sie hat eine eigene Nummer (AB-).
- Sie wird sofort gebucht. Das Angebot gilt damit als angenommen.
- Preise und Summen stehen zur Information auf dem Beleg. Einen Zahlungssatz gibt es nicht.
- Das PDF nutzt das Angebotslayout mit dem Titel „Auftragsbestätigung“. Statt „Gültig bis“ steht dort „Liefertermin“.
- Vom Board der Auftragsbestätigung aus gehst du weiter mit „Lieferschein erstellen“, „Rechnung erstellen“ oder „Proformarechnung erstellen“.
So gehst du vor#
1. Lieferschein aus einer Rechnung erstellen
Öffne die gebuchte Rechnung und wähle „Lieferschein erstellen“. Gib Lieferdatum (heute ist vorbelegt), Empfänger und Titel an. Der Entwurf zeigt die Positionen ohne Preise. Buche ihn anschließend.
2. Übergabe bestätigen
Wähle auf dem Lieferschein „Lieferung bestätigen“. Trage den Namen der empfangenden Person ein und lade bei Bedarf die Unterschrift hoch. Klicke dann auf „Als geliefert bestätigen“.
3. Abrechnen
Markiere in der Lieferscheinliste die Lieferscheine des Kunden und wähle „Rechnung erstellen“. Wähle dann die Preisquelle. Gleiche Artikel aus mehreren Lieferscheinen werden zu einer Position mit der Summe der Mengen zusammengefasst. Der Lieferschein merkt sich die abgerechneten Mengen.
4. Auftragsbestätigung erstellen
Öffne das gebuchte oder angenommene Angebot und wähle „Auftragsbestätigung“. Bestätige die Rückfrage. Die Auftragsbestätigung ist danach gebucht und erscheint in der Liste „Auftragsbestätigungen“.
Wichtige Hinweise#
- Eigene Listen: Lieferschein und Auftragsbestätigung erscheinen in keiner Umsatzstatistik, keinem Buchungsexport, keinem Mahnlauf und auch nicht in der Rechnungs- bzw. Angebotsliste.
- Preise und Steuer: Auch wenn Positionen aus dem Artikelstamm kommen, speichert der Lieferschein Preis und Steuer als 0. Die Preise kommen erst mit „Rechnung aus Lieferscheinen“.
- Nur gebuchte oder gelieferte Lieferscheine: „Nur gebuchte oder gelieferte Lieferscheine desselben Kunden können gemeinsam abgerechnet werden.“ Einen Entwurf musst du also zuerst buchen.
- Eine Auftragsbestätigung pro Angebot: Ein zweiter Versuch wird abgewiesen. Die Abrechnung in Stufen hängt weiterhin am Angebot, nicht an der Auftragsbestätigung.
- Keine Stornorechnung: Gegen einen Lieferschein stellst du keine Stornorechnung aus, da er kein Umsatz ist. Er wird direkt storniert oder archiviert.
- Unterschrift: Du lädst die Unterschrift im Browser als Bild hoch.
Wo du die Funktionen findest#
- Fakturierung → Lieferscheine: Liste, „Lieferschein erstellen“ (frei), Mehrfachauswahl und „Rechnung erstellen“.
- Gebuchte Rechnung: „Lieferschein erstellen“ auf dem Board und im Vorschau-Cockpit.
- Angebot / Auftragsbestätigung: „Lieferschein erstellen“.
- Lieferschein → Karte „Lieferung“: „Lieferung bestätigen“ und „Offene Liefermengen“.
- Fakturierung → Auftragsbestätigungen: Liste mit „Zu Angebot“ und „Angebot öffnen“.
- Angebot: „Auftragsbestätigung“ auf dem Board.
- Jedes Board: Die Karte „Verknüpfte Dokumente“ zeigt „Erstellt aus“, „Daraus erstellt“, „Berechnet aus“ und „Abgerechnet in“.