Im Modul Rechnungswesen & Angebote in cashwerk erstellst du Angebote und Rechnungen, versendest sie per E-Mail (auch als XRechnung oder ZUGFeRD), erfasst Zahlungen und stornierst bei Bedarf. So läuft der gesamte Prozess vom Deal über Angebot und Rechnung bis zur Zahlung an einer Stelle.
Rechnungen erstellen und verwalten#
Du erstellst Rechnungen mit Kunden, Positionen, Steuersätzen und Rabatten. Im Rechnungseditor bearbeitest du die Positionen direkt.
- Status-Workflow: Entwurf → Gebucht → Bezahlt oder Storniert
- Rechnungsnummern: Sie werden automatisch vergeben. Die Nummernkreise sind konfigurierbar.
- Steuersätze: Du kannst eigene Steuersätze pro Organisation verwalten.
- Umsatzsteuer: Die Regelungen lassen sich konfigurieren.
- Aus Angebot: Eine Rechnung kannst du per Klick aus einem Angebot erstellen.
Versand und Formate#
Von jeder Rechnung kannst du ein PDF erzeugen und in der Vorschau prüfen. Den Versand per E-Mail löst du direkt in der Anwendung aus, entweder über SMTP oder über OAuth-Mail.
Folgende Formate stehen zur Verfügung:
- XRechnung: elektronische Rechnung nach deutschem Standard
- ZUGFeRD: hybrides Rechnungsformat aus PDF und XML
- PDF/A: Konvertierung für die Archivierung
Für PDFs gibt es außerdem öffentliche Links mit HMAC-Signatur. Sie sind 7 Tage gültig und manipulationssicher.
Zahlungen im Blick behalten#
- Zahlungseingänge erfassen und zuordnen
- Zahlungsstatus verfolgen
- Offene Posten im Überblick behalten
Stornos#
Eine Stornorechnung erstellst du verknüpft mit der Originalrechnung. Das Storno ist auch mit XRechnung und ZUGFeRD möglich. Rechnungen kannst du archivieren und wiederherstellen.
Filter und Listen#
Das Rechnungs-Board hat eine Seitenleiste zum Filtern. Du kannst nach folgenden Kriterien filtern:
- Betrag
- Lieferdatum
- Fälligkeitsdatum
- Status
- Kunde
Die sichtbaren Spalten wählst du selbst aus. Häufig genutzte Filter speicherst du als Filtervorlage.
Angebote erstellen und verwalten#
Angebote erstellst du mit Positionen, Steuern und Rabatten im Angebotseditor. Die Angebotsnummern werden automatisch vergeben.
- Status-Workflow: Entwurf → Versendet → Genehmigt, Abgelehnt oder Storniert
- Aus Deal: Ein Angebot kannst du direkt aus einem Deal der Sales Pipeline erstellen.
Angebot in Rechnung umwandeln#
Ein Angebot wandelst du mit einem Klick in eine Rechnung um. Alle Positionen und Kundendaten werden dabei übernommen.
Angebote versenden#
- PDF erzeugen und in der Vorschau prüfen
- PDF bei Bedarf neu erzeugen
- Angebot per E-Mail versenden
Vorteile für die Buchhaltung#
- Durchgängiger Prozess: Deal → Angebot → Rechnung → Zahlung
- XRechnung und ZUGFeRD für öffentliche Auftraggeber und B2B
- Automatisierte Nummernkreise, die Duplikate vermeiden
- Asset Manager für wiederverwendbare Positionen wie Material und Leistungen
- Vollständige Verknüpfung mit CRM, Projekten und DMS
- Bidirektionaler Sync mit Lexware und sevDesk sowie DATEV-Export