Leistungsschein: Stunden nachweisen, dann in Regie abrechnen

Was der Leistungsschein ist#

Der Leistungsschein (auch Leistungsnachweis oder Regiebericht) hält fest, wer wie lange gearbeitet hat und welches Material verbraucht wurde. Der Kunde unterschreibt ihn vor Ort.

Leistungsscheine haben einen eigenen Nummernkreis (LN-) und eine eigene Liste.
Mögliche Status sind „Entwurf“, „Gebucht“ und „Unterschrieben“.
Die Arbeitszeit kommt aus der Zeiterfassung. Material, Anfahrt und Maschine erfasst du als Positionen.

Leistungsschein erstellen#

Öffne Fakturierung → Leistungsscheine → „Leistungsschein erstellen“. Alternativ startest du aus der Kachel „Nicht abgerechnete Zeiten“.
Wähle das Projekt und den Zeitraum („Von“, „Bis“) und lege fest, welche Mitarbeiter einfließen, zum Beispiel „Alle, die in diesem Zeitraum gearbeitet haben“. Die Vorschau („n Std in m Positionen“) zeigt die abrechenbaren Zeiten.
Wähle die Abrechnungsart, setze bei Bedarf „Preise auf dem Beleg ausweisen“ und ergänze Material.
Klicke auf „Leistungsschein anlegen“. Es entsteht ein Entwurf, den du anschließend buchst.

Abrechnungsart und Preise#

Bei der Abrechnungsart hast du zwei Möglichkeiten:

Regie: Zeit und Material werden abgerechnet. Der Schein lässt sich in eine Rechnung übernehmen.
Pauschal: Die Arbeit steckt in einem Festpreis. Der Schein ist reiner Nachweis und erzeugt keine Rechnung.

Mit „Preise auf dem Beleg ausweisen“ unterschreibt der Kunde Sätze und Beträge, nicht nur die Stunden. Umsatz entsteht daraus trotzdem nicht.

Leistung vor Ort bestätigen#

Öffne den Leistungsschein und wähle „Leistung bestätigen“. Trage ein, wer unterschreibt („Unterschrift von“), und den Zeitpunkt. Optional lädst du die Unterschrift als Bild hoch. Die Unterschrift lädst du im Browser als Bild hoch.

Danach hat der Beleg den Status „Unterschrieben“ und zeigt „Unterschrieben am“.

Regierechnung erstellen#

Markiere in der Liste unter Fakturierung → Leistungsscheine die Leistungsscheine eines Kunden. Es können auch mehrere sein.
Klicke auf „Regierechnung erstellen“. Es entsteht ein Rechnungsentwurf „Regierechnung zu LN-...“.
Die Rechnung übernimmt die Stunden mit der Satz-Rangfolge der Zeiterfassung und das Material. Prüfe den Entwurf und buche ihn.

Erst diese Rechnung markiert die Stunden als abgerechnet.

Wichtig zu wissen#

Dokumentieren ist nicht abrechnen. Dieselbe Stunde darf auf einem Tages- und einem Monatsschein stehen. Erst die Regierechnung sperrt sie. Versuchst du, dieselbe Stunde erneut zu berechnen, wird das abgelehnt und die Rechnung genannt.
Bereits erfasste Zeiten werden übersprungen. Zeiten, die schon auf einem anderen Leistungsschein stehen, werden übersprungen („n Buchungen stehen schon auf LN-... und werden übersprungen“). Das gilt nicht, wenn du „Bereits erfasste Zeiten erneut aufnehmen“ wählst. Bereits abgerechnete Zeiten werden immer übersprungen.
Gemeinsam abrechnen: Nur gebuchte oder unterschriebene Leistungsscheine desselben Kunden in Regie können gemeinsam abgerechnet werden. Ein Pauschal-Schein erzeugt keine Rechnung („Pauschal abgerechnet, diese Arbeit steckt in einem Festpreis“).
Kein Umsatz: Ein Leistungsschein ist nie Umsatz, auch nicht mit ausgewiesenen Preisen. Er erscheint in keiner Umsatzstatistik und in keinem Export. Es gibt keinen Mahnlauf, keine E-Rechnung und keine Stornorechnung gegen ihn.
Zeiten ohne Preise: Zeiten, die ohne Preise auf dem Schein standen, kommen mit 0 € in die Regierechnung und werden dort bepreist.

Überblick behalten#

Auf dem Board zeigt die Karte „Leistungsnachweis“ die Werte „Erfasst“, „Abgerechnet“ und „Offen“. Zu jeder Buchung steht dort „Abgerechnet auf RE-...“ oder „Noch nicht abgerechnet“.

Auf der Kachel „Nicht abgerechnete Zeiten“ listet der Bereich „Nicht abgerechnete Leistungsscheine“ Scheine, die unterschrieben sind, aber noch keine Rechnung haben.

Wo du die Funktionen findest#

Fakturierung → Leistungsscheine: Liste, „Leistungsschein erstellen“, Mehrfachauswahl und „Regierechnung erstellen“.
Kachel „Nicht abgerechnete Zeiten“ in der Rechnungsliste, im Projekt-Dashboard und unter Projekt → Abrechnung: „Leistungsschein erstellen“ und „Nicht abgerechnete Leistungsscheine“.
Leistungsschein → „Leistung bestätigen“.
Regierechnung: Karte „Leistungsnachweis“ und „Verknüpfte Dokumente“ („Berechnet aus LN-...“).