Ein Kostenvoranschlag ist ein Angebot mit eigenem Nummernkreis (KV-) und dem Hinweis auf eine mögliche Überschreitung. Eine Proformarechnung ist ein rechnungsähnlicher Vorabbeleg (PF-), der keine Rechnung nach § 14 UStG ist. Aus ihr erstellst du später mit „Rechnung aus Proforma“ die echte Rechnung.
Kostenvoranschlag: Was er ist#
Ein Kostenvoranschlag ist ein Angebot, das als Kostenvoranschlag ausgestellt wird. Er hat:
- einen eigenen Nummernkreis (KV-),
- eine eigene Liste „Kostenvoranschläge“,
- den PDF-Titel „Kostenvoranschlag“.
Die Art wählst du im Kopf des Editors (Angebot oder Kostenvoranschlag).
Im Übrigen verhält sich ein Kostenvoranschlag wie ein Angebot. Du kannst ihn:
- buchen,
- annehmen oder ablehnen,
- daraus eine Rechnung oder Auftragsbestätigung erstellen,
- die Abrechnung in Stufen starten.
Hinweis zur Überschreitung auf dem Beleg#
Auf dem Beleg steht der Hinweis: „Dies ist ein unverbindlicher Kostenvoranschlag. Eine Überschreitung um bis zu 15 % ist ohne gesonderte Vereinbarung möglich.“
Der Prozentsatz stammt aus der Einstellung „Zulässige Überschreitung“. Der Standard ist 15 %. Du kannst auch „Kein Hinweis“ wählen.
Proformarechnung: Was sie ist#
Eine Proformarechnung ist ein rechnungsähnlicher Vorabbeleg, zum Beispiel für Vorkasse, Zoll oder Neukunden. Sie zeigt Positionen, Preise, Umsatzsteuer und die Bankverbindung. Sie ist aber keine Rechnung im Sinne des § 14 UStG. Der Beleg weist darauf hin: „Diese Proformarechnung ist keine Rechnung im Sinne des § 14 UStG und berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug.“
- Sie hat einen eigenen Nummernkreis (PF-) und eine eigene Liste.
- Mögliche Status sind „Entwurf“, „Gebucht“ und „Rechnung erstellt“.
- Sie entsteht aus einem gebuchten Angebot oder einer Auftragsbestätigung.
Mit „Rechnung aus Proforma“ übernimmst du die Positionen in eine echte Rechnung mit RE-Nummer. Die Proformarechnung behält ihre Nummer und wird nie selbst bezahlt oder gebucht. Ihr Status wechselt auf „Rechnung erstellt“.
Kostenvoranschlag erstellen#
- Öffne Fakturierung → Kostenvoranschläge und wähle „Neuer Kostenvoranschlag“. Alternativ stellst du im Angebots-Editor die Art im Kopf auf Kostenvoranschlag.
- Erfasse die Positionen wie im Angebot und buche den Beleg.
- Prüfe einmalig den Prozentsatz unter Organisation → Einstellungen → Dokumente & Layouts → Standards → „Zulässige Überschreitung“.
Proformarechnung erstellen und in eine Rechnung umwandeln#
- Öffne ein gebuchtes Angebot oder eine gebuchte Auftragsbestätigung und wähle „Proformarechnung erstellen“.
- Passe den Entwurf bei Bedarf an, zum Beispiel den Anzahlungsbetrag. Buche und versende ihn anschließend.
- Nach Zahlungseingang oder Lieferung wählst du auf der Proformarechnung „Rechnung aus Proforma“. Prüfe und buche die erzeugte Rechnung.
- Erfasse die Zahlung auf dieser Rechnung.
Was beim Kostenvoranschlag zu beachten ist#
- Die zulässige Überschreitung wird gedruckt, nicht geprüft. Nichts blockiert eine Rechnung, die den Kostenvoranschlag übersteigt. Ein großer Mehraufwand ist ein Nachtrag.
- KV- und Angebotsnummern laufen getrennt. Ein Kostenvoranschlag, der noch vor Einführung des eigenen KV-Nummernkreises eine Angebotsnummer erhalten hat, behält diese Nummer.
Was bei der Proformarechnung zu beachten ist#
- Die Proformarechnung erreicht keine Umsatzstatistik, keinen DATEV-Export, keinen Mahnlauf, keine Offene-Posten-Liste und keine E-Rechnung.
- Eine Zahlung kann nicht auf der Proformarechnung erfasst werden, sondern nur auf der Rechnung, die aus ihr entsteht.
- Gegen eine Proformarechnung wird keine Stornorechnung ausgestellt. Sie wird direkt storniert oder archiviert.
- „Rechnung aus Proforma“ ist nur einmal möglich. Bei einem zweiten Versuch steht die Proformarechnung bereits auf „Rechnung erstellt“.
- Die erzeugte Rechnung trägt ihren eigenen Titel („Rechnung zu Proforma PF-...“), nicht den Titel der Proformarechnung.
Wo du die Funktionen findest#
- Fakturierung → Kostenvoranschläge: Liste und „Neuer Kostenvoranschlag“. Im Angebots-Editor wählst du die Art im Kopf.
- Organisation → Einstellungen → Dokumente & Layouts → Standards: „Zulässige Überschreitung“.
- Fakturierung → Proformarechnungen: Liste mit „Proforma-Nr.“, „Aus Angebot“ und „Betrag“.
- Angebot / Auftragsbestätigung (gebucht) → „Proformarechnung erstellen“.
- Proformarechnung → „Rechnung aus Proforma“.
- Karte „Verknüpfte Dokumente“: zeigt „Erstellt aus AG-...“ und „Daraus erstellt RE-...“.