Serienrechnung: Wartungsverträge, Pauschalen, Abos

Was eine Serie ist#

Eine Serie besteht aus drei Teilen:

Vorlage: eine Rechnung, die Entwurf bleibt und nie eine Nummer bekommt.
Zeitplan: legt fest, wann Rechnungen entstehen.
Verlauf: zeigt, was bei jedem Termin passiert ist.

Was die Serie erzeugt, ist eine normale Rechnung mit RE-Nummer. Für Mahnwesen, DATEV und E-Rechnung unterscheidet sie sich nicht von einer handgeschriebenen Rechnung.

Die erzeugte Rechnung trägt das Kennzeichen „Serie“ und den Hinweis „Erzeugt aus Serie“ mit Rücksprung zur Serie.

Rhythmus und Abrechnungszeitraum#

Rhythmus

täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich, auch „Alle n Monate“
Ende wahlweise per Datum oder nach einer bestimmten Anzahl Rechnungen
Eine Serie, die am 31. abrechnet, rechnet im Februar am Monatsende ab.

Abrechnungszeitraum

Im Voraus: Die Rechnung vom 01.03. deckt den 01.03. bis 31.03.
Im Nachhinein: Die Rechnung vom 01.04. deckt den März.

Jede erzeugte Rechnung trägt ihren Leistungszeitraum.

Automatik: Wie weit soll die Serie selbst arbeiten?#

Es gibt drei Stufen:

Nur Entwurf (Standard)
Automatisch buchen
Buchen und versenden

Für „Buchen und versenden“ brauchst du eine Bestätigung, ein E-Mail-Konto und einen Empfänger. Das wird beim Speichern geprüft.

Nicht abgerechnete Zeiten automatisch anhängen#

Mit der Option „Nicht abgerechnete Zeiten des Zeitraums anhängen“ erhält jede erzeugte Rechnung zusätzlich die abrechenbaren, noch nicht berechneten Stunden des Projekts aus dem Abrechnungszeitraum.

Die Stunden werden mit derselben Satz-Rangfolge bewertet wie im Auswahldialog „Zeiten übernehmen“.
Es gilt dieselbe Doppelabrechnungssperre. Bereits abgerechnete und nicht abrechenbare Zeiten werden übersprungen, nicht doppelt berechnet.
Mit „Stunden zusammenfassen“ wählst du die Gruppierung.

Die Option ist nur möglich, wenn der Abrechnungszeitraum auf „Im Nachhinein“ steht und an der Vorlage ein Projekt hinterlegt ist. Andernfalls weist dich eine Meldung beim Speichern darauf hin.

Serie einrichten#

Öffne Fakturierung → Serienrechnungen und wähle „Serie erstellen“. Alternativ klickst du auf einer bestehenden Rechnung auf „Serienrechnung daraus machen“ („Vorlage aus Rechnung“). Kunde, Positionen und Konditionen werden übernommen, die Rechnung selbst bleibt unverändert.
Trage Bezeichnung, Rhythmus, „Erste Rechnung am“, Zahlungsziel (Tage), Abrechnungszeitraum und Automatik ein. Für den Versand legst du außerdem E-Mail-Konto, Empfänger und Begleittext fest.
Sollen die Stunden des Zeitraums mitgehen: Stelle den Abrechnungszeitraum auf „Im Nachhinein“, hinterlege ein Projekt an der Vorlage und schalte „Nicht abgerechnete Zeiten des Zeitraums anhängen“ ein.
Prüfe „Die nächsten Rechnungen“ und speichere. Die Serie läuft stündlich automatisch. „Jetzt ausführen“ erzeugt sofort eine Rechnung, „Testlauf“ zeigt nur, was entstehen würde.
Um Positionen und Preise zu ändern, wähle „Vorlage öffnen (Positionen und Preise)“. Die Änderung gilt ab der nächsten Rechnung, bereits erstellte Rechnungen bleiben unverändert.

Serie steuern und im Blick behalten#

Vorschau „Die nächsten Rechnungen“: zeigt Rechnungsdatum, Fällig, Leistungszeitraum und Betrag.

Aktionen: „Jetzt ausführen“, „Testlauf“, „Nächste überspringen“, „Pausieren“, „Fortsetzen“, „Beenden“.

Verlauf: zeigt je Termin den Status „Entwurf erstellt“, „Gebucht“, „Versendet“, „Fehlgeschlagen“ oder „Übersprungen“. Dazu gibt es „Rechnung öffnen“ und „Erneut versuchen“.

Karte „Wiederkehrender Umsatz“: zeigt den erwarteten Netto-Umsatz der aktiven Serien je Monat. Pausierte und beendete Serien werden gesondert ausgewiesen.

Wann eine Serie pausiert#

Die Serie pausiert, statt still weiterzulaufen, wenn einer dieser Fälle eintritt:

Der Kunde ist archiviert oder gelöscht.
Die Vorlage fehlt.
Der Tarif enthält keine Serienrechnungen.
Das E-Mail-Konto ist ungültig.
Es gab mehrfach einen Fehlschlag.
Die Stunden des Zeitraums konnten nicht angehängt werden.

In diesem Fall erhält die Person, die die Serie angelegt hat, die Benachrichtigung „Serienrechnung pausiert“. Nach einem Lauf kommt eine Zusammenfassung im Format „n Rechnung(en) erzeugt, n fehlgeschlagen, n Serie(n) pausiert“.

Wichtige Hinweise#

Jeder Termin wird genau einmal abgerechnet. Nach einer Unterbrechung werden höchstens so viele Rechnungen nachgeholt, wie unter „Maximal nachzuholende Rechnungen“ eingestellt ist (Standard: 3). Ältere Termine erscheinen als „Übersprungen“ mit Begründung.
Fehlgeschlagener Versand: Die Rechnung behält ihre Nummer, nur der Versand wird wiederholt.
Storno: Wird eine erzeugte Rechnung storniert, bleibt die Serie unberührt. Der Termin wird nicht erneut erzeugt.
Preisanpassung: Die Felder „Jährliche Anpassung (%)“ und „Anpassung im Monat“ werden zwar gespeichert, aber derzeit nicht automatisch auf die Preise der Vorlage angewendet. Ändere Preise an der Vorlage bitte von Hand.
Vorlage: Sie erscheint in keiner Umsatzstatistik, keinem Export, keinem Mahnlauf und nicht in der Rechnungsliste.
Tarif: Serienrechnungen gibt es ab Tarif Business. In niedrigeren Tarifen fehlt der Menüeintrag.

Wo du die Funktion findest#

Fakturierung → Serienrechnungen: Liste mit Serie, Kunde, Rhythmus, Betrag, Nächste, Status und Letzter Lauf, außerdem „Serie erstellen“ und die Karte „Wiederkehrender Umsatz“.
Rechnung → „Serienrechnung daraus machen“: auf dem Board und im Vorschau-Cockpit.
Zeitplan der Serie: enthält alle Felder, auch „Nicht abgerechnete Zeiten des Zeitraums anhängen“ und „Stunden zusammenfassen“.